Il D.L. 18/2020 (pubblicato nella Gazzetta Ufficiale Serie Generale n. 70 del 17 marzo 2020 ed entrato immediatamente in vigore), ha dettato specifiche disposizioni relative alle assemblee e alle decisioni dei soci nell’ambito delle società di capitali.
Il riferimento principale, come appare ovvio, è alle assemblee per l’approvazione del bilancio ma, sul punto, non sussiste alcuna limitazione specifica.
Si tratta di rimedi con duplice finalità:
- consentire lo svolgimento delle assemblee in un più ampio termine temporale rispetto a quello canonico;
- evitare gli assembramenti di persone, dando seguito alle restrizioni normative adottate dal Legislatore per contrastare la diffusione del coronavirus.
L’intero complesso di norme si applica, certamente, alle assemblee convocate entro il 31 luglio 2020; si prevede, tuttavia, la possibilità di un’ulteriore estensione temporale, qualora a quella data non sia superata l’emergenza dovuta al rischio da COVID-19.
Termini di svolgimento delle assemblee di approvazione dei bilanci
Una prima modifica consente alle società la facoltà di convocare l’assemblea di approvazione del bilancio annuale entro il termine più ampio di 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale, in deroga alle previsioni degli articoli 2364, comma 2 (Spa), e 2478-bis, cod. civ. (Srl) che invece prevedono il termine di 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio. Ciò a prescindere dalla presenza di previsione statutaria e dal ricorrere di determinate circostanze.
Dalla stesura letterale della norma, non dovrebbe essere richiesta né la tenuta del CdA entro la fine del mese di marzo, né l’indicazione delle specifiche motivazioni, evidentemente ritenute implicitamente ricorrenti per ogni società.
La norma inserisce, come appare ovvio, solo una facoltà migliorativa, essendo pertanto possibile mantenere i precedenti termini, ove si abbia interesse a formalizzare l’approvazione del bilancio, ad esempio per l’eventuale necessità di distribuzione dei dividendi.
Modalità di intervento in assemblea e di esercizio del voto a distanza
Sempre al fine di evitare assembramenti di persone e con l’ulteriore obiettivo di scongiurare un’elevata frequenza di assemblee deserte, le società di capitali, comprese le cooperative, possono utilizzare le modalità di voto a distanza (voto per corrispondenza e voto elettronico) e la partecipazione in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, anche in deroga a diverse disposizioni statutarie. Ove tale modalità non sia ordinariamente prevista, ovviamente, si dovrà specificare la circostanza nell’avviso di convocazione.
Risulta anche consentito lo svolgimento di assemblee esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione che garantiscano l’identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l’esercizio del diritto di voto; tale modalità, dunque, diverrebbe da un diritto dei soci a un vero e proprio obbligo.
Il tema è stato recentemente trattato anche dalla Massima 187, rilasciata l’11 marzo scorso dal Consiglio Notarile di Milano, precisando che nelle assemblee “virtuali”, non è necessaria la presenza nel medesimo luogo, del Presidente, del Segretario (se previsto) o del Notaio.
Si tratta – dunque – di un’ulteriore deroga alla previsione, frequentemente riscontrata negli statuti, della necessità che si trovino nello stesso luogo (quello di convocazione dell’assemblea) il Presidente e il Segretario.
Srl: decisioni dei soci tramite consultazione scritta o consenso scritto
In alternativa alla riunione assembleare classica (cioè, in presenza) e a quella virtuale (in video conferenza) le Srl possono utilizzare gli istituti della consultazione scritta e del consenso espresso per iscritto, anche in esplicita deroga delle limitazioni normative e/o di quelle dello statuto.
Per esemplificare, dunque, si potranno utilizzare tali modalità:
- in assenza di previsione dell’atto costitutivo;
- per adottare modifiche dell’atto costitutivo oppure decisioni relative a operazioni che comportano una sostanziale modifica dell’oggetto sociale o una rilevante modifica dei diritti dei soci o relative a perdite del capitale superiore a un terzo;
- anche in presenza della richiesta di riunione assembleare avanzata da parte di un numero qualificato di amministratori o soci.
Modalità di svolgimento delle riunioni degli altri organi sociali
Segnaliamo che, come la già citata Massima n. 187 del Consiglio Notarile di Milano, il D.P.C.M. 8 marzo 2020 richiede di adottare, in tutti i casi possibili, modalità di collegamento da remoto per lo svolgimento di riunioni.
Si concorda, pertanto, di estendere le regole sopra richiamate alle riunioni di qualsiasi organo sociale: Consiglio di Amministrazione, comitati consiliari, collegio sindacale, etc..
Altre modifiche: rinvio
Specifiche disposizioni sono dettate per le assemblee delle società quotate in borsa, ammesse a negoziazione su un sistema multilaterale di negoziazione, società con azioni diffuse tra il pubblico in misura rilevante, banche popolari, di credito cooperativo, società cooperative e mutue assicuratrici.
Su tali aspetti, invitiamo gli interessati a contattare lo Studio.
Lo studio rimane a disposizione per eventuali ulteriori chiarimenti.
